Una carta responsiva cumple la función de hacer constancia de que se está delegando alguna responsabilidad a una o más personas, por lo que se deben compilar una serie de datos personales que son muy necesarios para que esta tenga mayor significación y credibilidad. Igualmente, hay que seguir algunas recomendaciones con las que será mucho más fácil poder redactarla.
Como redactar una carta responsiva
Contextualizar, recopilar y redactar
Ante todo, es importante ordenar cualquier idea que se tenga, así como también establecer el motivo o la temática por la que se ha decidido redactar la carta responsiva. De esta manera, se debe tener muy claro a quién y de qué se hace responsable a una persona; elementos que deben estar de una forma explícita, detallada y sintetizada en el cuerpo del texto.
Igualmente, es mucho más fácil tener un borrador a la mano donde se pueden anotar cada una de las ideas que se crean más relevantes y, luego, hacer una curaduría con la que se ha de descartar todo aquello que no tenga mayor significación y que en realidad pueda considerarse como material sobrante.
Más tarde, con los aspectos más claros y fundamentales el proceso de redacción se hará mucho más fácil, y se procederá a hacer una síntesis de cada uno de los datos con los que se deberá conformar uno o dos párrafos en los que se explique todo el tema de forma breve pero muy precisa.
Aspectos importantes en la carta responsiva
Con respecto al encabezado de la carta responsiva, este ha de ser muy similar a los de las cartas de exposición de motivos y se usa la estructura de la carta formal ya que en esta al comienzo se deben incorporar datos muy básicos tales como la ciudad, la fecha, y el año en cuestión, después se puede procede a incluir un saludo formal y corto, seguido del cuerpo del texto con los otros elementos relacionados con la situación a exponer.
Cierres y elementos a considerar
Toda carta responsiva, así como debe contar con una introducción y un cuerpo escrito con fluidez y naturalidad, también debe tener un cierre elegante y corto, seguido de datos como el nombre del redactor, número del documento de identidad o e-mail y la firma del mismo, para dar constancia de que realmente esta persona está de acuerdo con ceder alguna responsabilidad.
De esta manera, las cartas responsivas deben ser estructuradas de la mejor manera, utilizando cada uno de estos consejos para asegurar un mejor resultado en el que las ideas tengan una mayor fluidez y sin excluir ninguno de los detalles más importantes, ya que por lo general estos son temas muy delicados y, por ende, la redacción debe ser clara y concisa, evitando dejar cualquier idea suelta que sea sinónimo de malinterpretaciones.
Ejemplos de carta responsiva
Carta responsiva de trabajo
Barquisimeto, 9 de octubre de 2018.
A quien pueda interesar:
Yo, Lisa Rodríguez, Gerente del Banco Nacional, dejo constancia que la señorita Clara López, ciudadana venezolana con documento de identidad _________, será responsable de asumir el cargo gerencial durante los primeros 15 días del mes de noviembre, período de las vacaciones que por ley me corresponden.
Sin más que agregar,
Lisa Rodríguez
Gerente General del Banco Nacional.
Firma:_____________
Documento de Identidad: ______________
Nueva responsable del cargo de Gerente:
Nombre: ________________
Firma:_____________
Documento: _______
El anterior ejemplo muestra como se puede redactar el texto para «ceder» la responsabilidad durante un periodo de vacaciones a la persona que tendrá el cargo provisional durante un tiempo definido, este tipo de formato también puede ser adaptado en la redacción de una carta responsiva para trabajar en una empresa.
Carta responsiva vehicular
En la siguiente carta se va a realizar la entrega de un auto a uno de los encargados de la mensajería de la empresa, esta persona tendrá a su cargo el vehículo y será responsable del mismo.
Madrid, 23 de enero de 2020
Carta responsiva de vehículo
Por medio de la presente realizo la entrega del vehículo Audi (Marca exacta del auto) del año 2018 con placas 12345 de Madrid a el señor Eduardo Sarmiento Perez Identificado con el documento No: 123456, quien ocupa el cargo de mensajero en nuestra empresa desde hace 2 años, este auto deberá ser empleado solo en horario laboral o para actividades relacionadas con las funciones de mensajería de la empresa.
El vehículo se entrega en perfectas condiciones, con un motor ________, vidrios blindados,y polarizados ________, pintura _______ y __________, ademas se adjunta la revisión técnico-mecánica No. DEWS143 realizada en el taller Los Reparadores, en la cual se especifica que el vehículo se encuentra en un estado optimo para su uso en la ciudad y en carreteras.
A partir de este momento la empresa Municipal de España dueña del vehículo hace responsable al señor Eduardo Sarmiento Perez del vehículo y de cualquier responsabilidad de transito, civil o penal en la que se vea afectado el vehículo que estará usando a partir del día 23 de enero de 2020.
Es importante aclarar que el vehículo sigue siendo propiedad de la empresa Municipal de España, y este vehículo debe entregado en menos de 24 horas si la empresa lo solicita.
Ademas se entrega con un seguro contra accidentes y es responsabilidad del empleado Eduardo Sarmiento Perez informar tan pronto suceda algún accidente a recursos humanos o al teléfono __________ para poder realizar el respectivo tramite antes la aseguradora.
Al firmar este documento, el empleado acepta estas condiciones y se le hace la entrega del auto, las llaves y los documentos.
Entrega del vehículo realizada por:
Nombre
Firma
Documento
Huella
Jefe del área de recursos Humanos
Nuevo responsable del vehículo:
Nombre
Firma
Documento
Huella
Formato de carta responsiva
Otros usos comunes para la carta responsiva
- Entrega de mercancías: como puede ser el equipo de computo de alguna empresa, mobiliario, un equipo celular o cualquier otra mercancía en la que se necesite dejar constancia de lo entregado y de la responsabilidad que tendrá la persona.
- Inventario de bienes muebles.
- Venta de un auto.
- Para contratistas.
- Responsabilidad medica.
- Entrega de Inventario.
Es indispensable que todo esté resumido de la mejor manera posible en este tipo de carta, sin utilizar términos muy complicados e innecesarios, ya que solo hacen que la lectura sea mucho más tediosa y compleja.
Este tipo de documentos debe ser simple y fácil de interpretar, basándose únicamente en lo que ocurre, pero nunca se debe omitir información relevante como puede ser la placa del auto, el cargo que desempeñara el nuevo encargado o los equipos con números de serie o algún otro identificador.