Te explico con diferentes ejemplos como redactar una carta de reclamo para diferentes situaciones, esta carta de reclamación es una de las principales herramientas que tiene una persona para hacer valer sus derechos ante una institución o una empresa que no presta el servicio de forma adecuada.
¿Qué debe contener una carta de reclamación?
Un carta de reclamo formal debe tener los siguientes datos:
- Fecha, cuidad y Nombre completo de la persona que realiza la reclamación.
- Nombre de la persona y/o empresa a la que envía la reclamación, ejemplo Claro Oficina central, Movistar, Universidad de España, Empresa de energía de Madrid, Director General de recursos humanos, Gerente general del área administrativa.
- Asunto o motivo por el cual se realiza la reclamación, ejemplo: por un mal servicio telefónico, por un cobro indebido, por un seguro, al banco por una mala atención, entre otras muchas situaciones que pueden llegar a presentarse en el día a día.
- En el cuerpo de la carta se debe realizar una descripción muy clara sobre los hechos o situaciones que sustentan el reclamo.
- Número de documento de la persona que realiza la carta.
- La dirección y el teléfono para que la empresa pueda contestar a la solicitud.
Más adelante explicaré esta parte con unos ejemplos en donde muestro un modelo para que puedan escribir el reclamo.
Ejemplo de carta de reclamo
Madrid, 14 de marzo de 2019
Doctor
Mauricio Herrera Perez
Gerente general
Call Center PHONE1AB
Calle principal 1234
Madrid
Asunto: reclamación por uso de datos privados sin autorización
Reciba un cordial saludo.
Por medio de la presente carta quiero interponer una reclamación porque el 4 de marzo de 2019 se presento en mi empresa un grupo de personas que ofrecían un seguro contra todo riesgo, el señor Jorge Mauricio Velez, líder del grupo que me visito, me indico que venían de parte de su empresa Call Center PHONE1AB, algo muy extraño porque yo en ningún momento he mostrado interés en adquirir un seguro con ustedes, de hecho deje claro desde el primer momento que no me interesaba ese servicio.
A pesar de no mostrar interés, este grupo de trabajadores me alcanzo a mostrar un documento en el que claramente tenían datos privados míos, como los activos de mi empresa, balances financieros, prestamos activos y muchos más datos que claramente ustedes como auditores no estaban autorizados a dar a extraños sin autorización previa.
Debido a la situación anterior quedo muy sorprendido y preocupado por este tipo de practicas poco éticas.
Al escogerlos a ustedes como auditores y asesores claramente se firmo un acuerdo de confidencialidad y esos datos privados no deben ser cedidos a otras áreas, así sean parte de su empresa para ofrecer servicios distintos al del contrato.
Sin mas que agregar quiero saber la razón por la cual mis datos fueron filtrados de esa forma y del mismo modo exijo saber quien fue la persona responsable.
Quedo atento a su respuesta.
Cordialmente,
(Firma)
Jose Pedro Saraz Lopez
Documento: 9876543
Avenida 324 – 23
(Teléfono)
Carta de reclamo por mal servicio
Cuidad de México, 19 de abril de 2017
Director
Antonio Sandoval Gomez
Claro
Sede Principal
Cuidad de México
Asunto: Reclamación por mal servicio de Internet
Respetados señores:
La presente carta es para reclamar porque durante los últimos 20 días el Internet a funcionado de forma intermitente y a pesar de llamar a su linea de atención, la respuesta siempre ha sido la misma: «La zona en donde se encuentra su Internet trabaja de forma normal y según nuestro sistema el servicio no esta presentando ninguna falla».
Los asesores telefónicos siempre han hecho un buen trabajo, pero al no poder solucionar el problema con el Internet, terminan asignado una visita técnica, y acá llegan los problemas porque en esta ultima visita:
Referencia 274774fks32 (Número de la visita que se realizo el día 18 de abril de 2017) el técnico simplemente se conecto al Internet y al ver que funcionaba dijo que todo estaba normal y que le firmará la hoja de la visita en donde decía que se había solucionado el problema, a lo que me negué, ya que como les indico llevo 20 días con una conexión de muy mala calidad.
Después de insistir durante algunos minutos el técnico por fin accedió a conectarse de nuevo al Wifi y ya no lo logro, porque como les indique el servicio estaba trabajando de forma intermitente, al final él dijo que no podía estar todo el día pendiente de mi Internet para solucionar ese problema, que si se desconectaba lo volviera a intentar hasta conseguirlo, una respuesta poco apropiada desde mi punto de vista ya que como usuario de su servicio estoy pagando por un servicio de calidad y eso no lo estoy recibiendo, lo único que he recibido es un mal servicio por parte del técnico que me visito.
Quiero dejar esta carta de reclamo por el mal servicio que me presto el asesor: Juan Marino Bautista, y ademas por su forma grosera de atender una revisión técnica, el señor uso palabras poco apropiadas y tengo pruebas porque en mi empresa las cámaras alcanzaron a captar la conversación y su agresividad hacia los que estábamos en ese momento atendiendo la visita.
Sin más que agregar, quedo pendiente a su respuesta ya que el Internet continua con problemas de conexión.
Atentamente.
Firma
Nombre
Documento
Dirección y Teléfono
Carta de reclamo por mal servicio telefónico
Barcelona, 23 de junio de 2016
Señores
Call Center 6543
Avenida 325 – 98
Motivo: carta de reclamación por mal servicio telefónico
Un cordial saludo.
Esta carta la redacto con el propósito de reclamar porque el día 20 de junio de 2016 al llamar a su Call Center ____________ el asesor ___________________, me atendió de una forma inapropiada, llegando al punto de amenazarme con hacerme daño si yo reportaba esta discusión con su supervisor, al inicio pensé que solo se trataba de un momento de furia y todo pasaría.
Pero pasados algunos minutos de la conversación el asesor llego al punto de decirme:
Que en el sistema aparecen todos mis datos y que él ya los había anotado y que si llegaba a tener problemas, yo me arrepentiría toda mi vida porque él estaba dispuesto a hacerme daño si era necesario.
Esta situación realmente me dejo asustado y por esta razón escribo esta carta de reclamación por el mal servicio telefónico para que se tomen las medidas adecuadas en contra de este trabajador y ademas, solicito la grabación de la conversación porque estoy interponiendo una denuncia contra el asesor por amenazas en mi contra.
Mi correo electrónico es: ________________
Agradezco su pronta respuesta a este caso.
Cordialmente,
Firma
Nombre
Documento
Teléfono
Modelo de carta de reclamo por servicios públicos
Madrid, 20 de diciembre de 2021
Señores
Empresa de Gas Natural del Estado
Área de quejas y reclamos
Calle Imperial 321
Madrid
Asunto: reclamo por cobro excesivo de gas natural – Numero de servicio: 828387-0394
La presente carta tiene como objetivo elevar un reclamación ya que existe un problema con el costo de las facturas que se encuentran a mi nombre (Nombre del titular de la cuenta) y (Dirección que se registra en las facturas) porque si revisan el costo de las facturas de los últimos 6 meses pueden evidenciar que los últimos 2 cobros no están dentro del promedio a pesar de realizar el mismo consumo que se lleva haciendo desde que tenemos el servicio con ustedes:
Numero de servicio: 828387-0394
- Julio = 83,05€
- Agosto = 85,03€
- Septiembre = 80,95€
- Octubre = 86,42€
- Noviembre = 130,34€
- Diciembre = 274,10€
Claramente existe un problema con esos cobros, trate de solucionar este incidente de forma telefónica pero fue imposible hacerlo por ese medio, por eso quiero dejar constancia de que he realizado todos los pagos pero los últimos 2 meses me han cobrado de forma excesiva sin motivo alguno.
Espero respuestas de su parte lo más pronto posible y del mismo modo deseo que sea reintegrado el dinero excedente a mi cuenta de ahorros No. __________ del Banco _________.
Adjunto certificación bancaria y la copia de los recibos pagados de los últimos 6 meses.
Atentamente.
Firma
Nombre completo
Documento
Dirección, teléfono y correo.
Espero que estos ejemplos de cartas de reclamación te sean de ayuda, recuerda que siempre debes llevar una copia para que el funcionario que la reciba pueda ponerle un sello para tener garantía de que tu reclamación fue recibida por el área encargada.
En caso de que el funcionario no pueda poner sello de recibido, lo mejor es tratar de buscar una forma para que tengas algún número de referencia para que así tu reclamación no se pierda en el tramite y puedas consultar o reclamar de nuevo en caso de no obtener una respuesta.
Esta ultima parte aplica sobretodo para reclamaciones en las que consideres adecuado y oportuno tener constancia de la misma para llevar algún proceso legal o para exigir que se respeten tus derechos cuando la empresa comete alguna falla que te afecta directamente, recuerda que al final la única forma de demostrar que realizaste una reclamación es con pruebas.